Déclaration d'intention

L'objectif de cette doctrine d'équité est de créer une politique de gestion cohérente des relations entre Alberici et ses sous-traitants et fournisseurs, tout en traitant équitablement et honnêtement toutes les personnes avec lesquelles nous faisons des affaires. En adoptant les " meilleures pratiques " décrites dans cette doctrine d'équité, nous rehausserons la norme pour Alberici, nos sous-traitants et notre industrie. Par souci de clarté, le terme " sous-traitant " utilisé dans le présent document désigne les sous-traitants, les entrepreneurs spécialisés, les fournisseurs de matériaux et d'équipement, etc.

Alberici reconnaît le rôle important que jouent les sous-traitants dans nos projets et l'impact qu'ils ont sur notre succès. Nous comprenons également que notre traitement équitable et éthique des sous-traitants, nos pratiques de sécurité, nos pratiques de paiement rapide, notre gestion de projet, notre supervision de projet, nos pratiques de gestion de la qualité, notre esprit d'équipe, notre coordination du calendrier, notre capacité à communiquer efficacement, nos procédures administratives opportunes et notre capacité d'exécution apportent des avantages à nos sous-traitants et contribuent à leur succès.

Une méthodologie cohérente employée au cours de la procédure d'appel d'offres sera bénéfique pour tous. Plus précisément, elle permettra à Alberici de : (1) de bénéficier d'une bonne couverture sur toutes les lignes d'une offre ; (2) d'analyser et d'évaluer équitablement les offres des sous-traitants ; (3) de bénéficier de prix favorables de la part des sous-traitants en reconnaissance des avantages d'une collaboration et de notre capacité de performance, rendant ainsi l'offre d'Alberici plus rentable pour nos clients et plus compétitive sur le marché ; (4) d'obtenir des offres dans un délai qui nous permet de les évaluer correctement avant le dépôt de l'offre générale ; et (5) de maintenir la cohérence dans le processus d'achat.

Champ d'application

Les lignes directrices établies dans cette doctrine d'équité s'appliquent à tous les projets d'Alberici.

Responsabilité

Le vice-président de l'estimation est responsable de l'application des lignes directrices établies dans la présente doctrine d'équité et doit, de temps à autre, revoir ces lignes directrices afin de se tenir au courant des tendances du marché, des perceptions et d'autres questions critiques qui ont une incidence sur les objectifs d'Alberici. Seul le comité exécutif peut modifier ces lignes directrices.

Procédure d'appel d'offres et de réception des offres de sous-traitance

  1. Les offres des sous-traitants seront sollicitées par courrier, télécopie ou courrier électronique dans le cadre de la procédure d'"appel d'offres", conformément aux exigences du client. Des mesures appropriées seront prises pour solliciter les soumissionnaires d'une manière compatible avec les documents d'appel d'offres pour les projets exigeant la participation d'entreprises appartenant à des minorités, à des femmes et à des personnes défavorisées. Ces mesures peuvent inclure des avis publics, des annonces dans les journaux, des invitations écrites envoyées par courrier recommandé avec accusé de réception et/ou des sollicitations téléphoniques avec enregistrement afin de se conformer aux exigences spécifiques énoncées dans les documents d'appel d'offres.
  2. Des contacts particuliers seront pris avec les soumissionnaires sous-traitants, si nécessaire, pour leur communiquer des conditions spéciales, des informations sur le calendrier de construction et/ou sur l'étendue des travaux, afin d'améliorer l'offre du sous-traitant et de créer un cahier des charges complet.
  3. Les sous-traitants devront soumettre à Alberici des lettres décrivant l'étendue de leurs travaux au moins 24 heures avant le dépôt de l'offre générale.
  4. Alberici doit recevoir les offres des sous-traitants au moins deux (2) heures avant le dépôt de l'offre générale afin d'avoir suffisamment de temps pour évaluer l'offre, poser des questions concernant l'offre, recevoir des réponses aux questions et éviter des erreurs de la part d'Alberici et/ou des sous-traitants.
  5. Des contacts écrits seront pris avec les soumissionnaires sous-traitants, si nécessaire, pour leur communiquer des informations pertinentes pendant la période d'appel d'offres, telles que les addenda, les prolongations de délai de dépôt des offres, etc.
  6. Alberici se réserve le droit de lancer un appel d'offres pour tout élément nécessaire à la réalisation de son devis après la date limite de réception des offres des sous-traitants, s'il n'y a pas d'offre recevable ou raisonnable pour cet élément.

Procédure de finalisation des contrats de sous-traitance et des bons de commande

  1. Si Alberici se voit attribuer un contrat, le vice-président chargé de l'estimation, ou la personne qu'il aura désignée, organisera des conférences sur la portée et la clarification avec les soumissionnaires apparemment les moins chers afin de déterminer le sous-traitant retenu pour chaque élément du travail. Cette démarche sera effectuée dans les 30 jours suivant l'attribution du marché, si possible. Ces conférences peuvent inclure des représentants de la direction des sous-traitants, des opérations et de l'estimation qui seront impliqués dans le projet.
  2. Le premier vice-président des opérations ou son représentant désigné attribue les contrats de sous-traitance et les commandes de matériel. Les autres sous-traitants soumissionnaires seront informés comme indiqué dans le présent document.
  3. Lors de la finalisation des contrats de sous-traitance, Alberici demandera aux sous-traitants des informations sur le calendrier afin de les examiner et de les utiliser pour préparer le calendrier du projet.

Pratique éthique

L'énoncé de mission d'Alberici comprend "le traitement équitable et honnête de toutes les personnes avec lesquelles nous faisons affaire" et notre politique est d'attribuer les contrats, après évaluation, au plus bas soumissionnaire responsable qualifié pour effectuer le travail. C'est dans cet esprit qu'Alberici :

  1. Nous ne solliciterons pas d'offres de la part d'un sous-traitant si nous ne sommes pas prêts à lui attribuer un contrat s'il s'agit du soumissionnaire le moins disant et le plus qualifié pour exécuter le contrat.
  2. Ne divulguera, à aucun moment avant le dépôt de l'offre générale, à quiconque en dehors d'Alberici, des informations relatives aux offres reçues des sous-traitants.
  3. Il conservera le nom de tous les sous-traitants qui soumettent des offres et le temps qu'ils y consacrent.
  4. Il notifiera à tout sous-traitant que son offre est la plus basse et qu'elle est substantiellement inférieure à l'offre du sous-traitant immédiatement inférieur.
  5. Nous ne répondrons aux demandes directes des sous-traitants concernant les offres qu'après l'attribution d'un contrat de sous-traitance pour le travail ou dans le cas où nous ne sommes pas le soumissionnaire retenu. Alberici préservera la confidentialité de tout soumissionnaire lui fournissant des prix favorables ou exclusifs.